АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТОМСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 10 июня 2014 г. № р535

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ СТАНДАРТА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТОМСКА
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений администрации г. Томска
от 06.08.2014 № р800, от 15.09.2014 № р957, от 15.12.2014 № р1269,
от 26.12.2014 № р1337, от 12.01.2015 № р1, от 19.01.2015 № р13,
от 30.01.2015 № р73, от 14.04.2015 № р365, от 20.07.2015 № р797,
от 30.09.2015 № р1071, от 12.10.2015 № р1113, от 21.12.2015 № р1403)

В целях установления единых требований к проведению процедур документирования и документооборота в администрации Города Томска, ее органах и структурных подразделениях, руководствуясь Уставом Города Томска:
1. Утвердить Стандарт делопроизводства в администрации Города Томска в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Заместителю Мэра Города Томска - Руководителю аппарата администрации Города (А.И.Цымбалюк), руководителям органов и структурных подразделений администрации Города Томска ознакомить всех сотрудников со Стандартом делопроизводства в администрации Города Томска в срок до 25.06.2014 под роспись и обеспечить исполнение его положений.
3. Комитету по общим вопросам администрации Города Томска (О.Н.Берлина) опубликовать настоящее распоряжение в Сборнике официальных материалов муниципального образования "Город Томск".
4. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на заместителя Мэра Города Томска - Руководителя аппарата администрации Города А.И.Цымбалюка.

Первый заместитель
Мэра Города Томска
Е.В.ПАРШУТО





Приложение
к распоряжению
администрации Города Томска
от 10.06.2014 № р535

СТАНДАРТ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТОМСКА
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений администрации г. Томска
от 06.08.2014 № р800, от 15.09.2014 № р957, от 15.12.2014 № р1269,
от 26.12.2014 № р1337, от 12.01.2015 № р1, от 19.01.2015 № р13,
от 30.01.2015 № р73, от 14.04.2015 № р365, от 20.07.2015 № р797,
от 30.09.2015 № р1071, от 12.10.2015 № р1113, от 21.12.2015 № р1403)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Стандарт делопроизводства в администрации Города Томска (далее по тексту - Стандарт) устанавливает в администрации Города Томска и ее отраслевых и территориальных органах, структурных подразделениях (далее по тексту - администрация Города Томска) единые правила и порядок работы с организационно-распорядительными документами несекретного характера.
Положения настоящего Стандарта распространяются также на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Автоматизированные технологии обработки документной информации в администрации Города Томска должны отвечать требованиям настоящего Стандарта.
Порядок организации работы с секретными документами, с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальной инструкцией.
Составление, оформление и учет документов по финансово-хозяйственной деятельности администрации Города Томска производятся в порядке, установленном действующим законодательством.
1.2. Для целей настоящего Стандарта используются следующие термины и определения:
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Органы администрации Города Томска - отраслевые (функциональные) и территориальные органы, входящие в структуру администрации Города Томска и являющиеся юридическими лицами.
Структурные подразделения администрации Города Томска - отраслевые (функциональные) подразделения, входящие в структуру администрации Города Томска, не являющиеся юридическими лицами.
Регулирующие органы - отраслевые и территориальные органы администрации Города Томска, непосредственно осуществляющие функции по решению вопросов местного значения, а также иных вопросов, отнесенных действующим законодательством к компетенции органов местного самоуправления, в соответствующей сфере общественных отношений в соответствии с установленным в администрации Города Томска распределением полномочий.
(абзац введен распоряжением администрации г. Томска от 20.07.2015 № р797)
1.3. Правовой основой Стандарта является действующее законодательство Российской Федерации и Томской области, а также требования государственных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", положения "Государственной системы документационного обеспечения управления" (ГСДОУ), Устав Города Томска, решения Думы Города Томска, Регламент работы администрации Города Томска, а также иные муниципальные правовые акты муниципального образования "Город Томск".
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в администрации Города Томска возлагается на управляющего делами администрации Города Томска. В органах и структурных подразделениях администрации Города Томска - на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.
Ответственность за организацию делопроизводства в управлении экономического развития администрации Города Томска (в части регистрации входящей и исходящей корреспонденции) возлагается на комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.
Контроль за соблюдением в администрации Города Томска, ее органах и структурных подразделениях требований делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение сотрудников возлагаются на комитет по общим вопросам администрации Города Томска, контрольное управление администрации Города Томска и комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска (по своим направлениям деятельности).
1.5. Сотрудники администрации Города Томска несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Стандарта и сохранность находящихся у них служебных документов.
Поступившие на муниципальную службу в администрацию Города Томска граждане должны быть ознакомлены их непосредственным руководителем с настоящим Стандартом под роспись.
При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска передаются другому сотруднику по акту передачи документов, утвержденному приложением 2 к настоящему Стандарту.
При утрате находящегося на исполнении документа сотрудник обязан немедленно представить письменное объяснение руководителю соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска, который доводит указанную информацию до сведения лица, давшего поручение об исполнении документа.
1.6. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, а также передача им какой-либо служебной информации осуществляются в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск".
1.7. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляются в порядке, определенном муниципальным правовым актом администрации Города Томска.
1.8. В случаях возникновения вопросов по организации делопроизводства, не предусмотренных настоящим Стандартом, следует руководствоваться положениями и рекомендациями архивных органов.
1.9. Руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска утверждают собственный порядок работы с документами, не противоречащий требованиям настоящего Стандарта, в случае наличия объективной необходимости регламентировать особенности документооборота в соответствующем органе или структурном подразделении администрации Города Томска.

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ

2.1. В соответствии с действующим законодательством об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, Уставом Города Томска, Мэром Города Томска и должностными лицами администрации Города Томска издаются следующие муниципальные правовые акты:
- Мэром Города Томска - постановления и распоряжения администрации Города Томска;
- руководителями органов администрации Города Томска - распоряжения и приказы.
2.2. В состав документов также входят:
- документация по личному составу;
- документация по заявлениям и обращениям граждан и организаций;
- другие системы документации (плановая, отчетная, финансовая и т.д.).
2.3. В связи с особенностями документации по личному составу и бухгалтерской документации рекомендуется руководителям кадровой службы и бухгалтерии на основе типовой инструкции разрабатывать собственные инструкции по кадровому и бухгалтерскому делопроизводству.

III. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы должны оформляться на стандартных бланках, имеющих набор реквизитов, идентифицирующих автора и удостоверяющих подлинность письменного документа.
3.1.2. Состав реквизитов документов и их расположение должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Состав реквизитов документов администрации Города Томска и порядок их размещения на угловом и продольном бланках утверждены в соответствии с приложениями 3 - 5 к настоящему Стандарту.
3.1.3. Бланки документов постоянного срока хранения должны изготавливаться на белой бумаге высших сортов.
Для документов временного срока хранения допускается использование бланков, изготовленных с помощью компьютера или средств оперативной полиграфии (ксерокопии).
3.1.4. Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
30 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.