Распоряжение Администрации Томского района от 21.03.2014 N 103-П "О хранении и использовании персональных данных, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, проходящих службу в Администрации Томского района"
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ "ТОМСКИЙ РАЙОН"
АДМИНИСТРАЦИЯ ТОМСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 марта 2014 г. № 103-П
О ХРАНЕНИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, СОДЕРЖАЩИХСЯ
В ЛИЧНЫХ ДЕЛАХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ, ПРОХОДЯЩИХ СЛУЖБУ В
АДМИНИСТРАЦИИ ТОМСКОГО РАЙОНА
В соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и статьей 87 Трудового кодекса Российской Федерации, с целью хранения и использования персональных данных, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, проходящих службу в Администрации Томского района, считаю необходимым:
1. Утвердить Порядок хранения и использования личных дел муниципальных служащих, проходящих службу в Администрации Томского района (далее - Порядок), согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Управлению Делами Администрации Томского района обеспечить сохранность личных дел муниципальных служащих, проходящих службу в Администрации Томского района, в соответствии с утвержденным Порядком.
3. Руководителям органов Администрации Томского района обеспечить принятие в установленном действующим законодательством порядке правовых актов, регулирующих порядок хранения и использования личных дел муниципальных служащих, проходящих службу в соответствующем органе.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Глава Томского района
В.Е.ЛУКЬЯНОВ
Приложение
к распоряжению
Администрации Томского района
от 21.03.2014 № 103-П
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ,
ПРОХОДЯЩИХ СЛУЖБУ В АДМИНИСТРАЦИИ ТОМСКОГО РАЙОНА
1. Ведение, хранение и использование личных дел муниципальных служащих, проходящих службу в Администрации Томского района (далее - муниципальных служащих), осуществляются кадровым подразделением в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и настоящим Порядком.
2. Личные дела муниципальных служащих подлежат регистрации в книге учета личных дел по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку. Номер личного дела при регистрации определяется как порядковый номер. Книга учета личных дел должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью сотрудника кадрового подразделения.
3. На обложке личного дела муниципального служащего указывается номер в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел. В случае получения личного дела муниципального служащего из другого муниципального органа или государственного органа его ведение продолжается кадровым подразделением с присвоением личному делу нового регистрационного номера в установленном порядке.
4. Личные дела муниципальных служащих хранятся отдельно от других дел в специально оборудованном шкафу, оборудованном запорным устройством. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения или несанкционированного использования.
5. Личные дела муниципальных служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
6. Личные дела лиц, уволенных с муниципальной службы, а также личные дела лиц умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период прохождения ими муниципальной службы, хранятся кадровым подразделением в течение 10 лет со дня прекращения трудового договора, после чего передаются в архив.
7. Личные дела включаются в соответствующую номенклатуру дел, утвержденную в установленном порядке.
8. Ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела проводится в присутствии работника кадрового подразделения, уполномоченного в установленном действующим законодательством порядке на получение, обработку, хранение, передачу и использование персональных данных муниципальных служащих. Личное дело муниципального служащего на руки муниципальному служащему во временное пользование не выдается.
9. Лица, имеющие доступ к персональным данным, содержащимся в личных делах муниципальных служащих, определяются по решению Главы Томского района.
10. Лицам, указанным в пункте 9 настоящего Порядка, может осуществляться выдача личных дел муниципальных служащих для ознакомления. Кадровым подразделением делается запись в журнале выдачи личных дел (по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку) с указанием даты выдачи и возврата личного дела, а также подписи лица, запросившего личное дело. Срок ознакомления с документами личного дела муниципального служащего не должен превышать одного рабочего дня.
11. В личном деле муниципального служащего, выданном для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в записях и документах, вносить новые записи, извлекать содержащиеся в нем документы или приобщать к нему новые документы.
12. Лицо, получившее личное дело для ознакомления, несет персональную ответственность за сохранность содержащихся в нем документов, а также за незаконное разглашение конфиденциальной информации, ставшей ему известной по результатам ознакомления с личным делом муниципального служащего.
13. Работник кадрового подразделения в конце рабочего дня обязан проверить наличие в месте хранения всех личных дел муниципальных служащих, выданных для ознакомления, принять необходимые меры к их возврату, а также убедиться в сохранности документов, приобщенных к этим личным делам.
Приложение 1
к Порядку
хранения и использования личных дел муниципальных служащих,
проходящих службу в Администрации Томского района
КНИГА УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ
NN
пп
Номер личного дела
Фамилия, инициалы
Дата освобождения от замещаемой должности, увольнения
Примечание
Приложение 2
к Порядку
хранения и использования личных дел муниципальных служащих,
проходящих службу в Администрации Томского района
ЖУРНАЛ ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
Дата выдачи личного дела
Номер личного дела
Фамилия, инициалы муниципального служащего
Фамилия, инициалы лица, принявшего дело
Отметка о приеме (дата, подпись)
Отметка о возвращении (дата, подпись)
------------------------------------------------------------------
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ "ТОМСКИЙ РАЙОН"
АДМИНИСТРАЦИЯ ТОМСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 21 марта 2014 г. № 103-П
О ХРАНЕНИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, СОДЕРЖАЩИХСЯ
В ЛИЧНЫХ ДЕЛАХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ, ПРОХОДЯЩИХ СЛУЖБУ В
АДМИНИСТРАЦИИ ТОМСКОГО РАЙОНА
В соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и статьей 87 Трудового кодекса Российской Федерации, с целью хранения и использования персональных данных, содержащихся в личных делах муниципальных служащих, проходящих службу в Администрации Томского района, считаю необходимым:
1. Утвердить Порядок хранения и использования личных дел муниципальных служащих, проходящих службу в Администрации Томского района (далее - Порядок), согласно приложению к настоящему распоряжению.
2. Управлению Делами Администрации Томского района обеспечить сохранность личных дел муниципальных служащих, проходящих службу в Администрации Томского района, в соответствии с утвержденным Порядком.
3. Руководителям органов Администрации Томского района обеспечить принятие в установленном действующим законодательством порядке правовых актов, регулирующих порядок хранения и использования личных дел муниципальных служащих, проходящих службу в соответствующем органе.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
Глава Томского района
В.Е.ЛУКЬЯНОВ
Приложение
к распоряжению
Администрации Томского района
от 21.03.2014 № 103-П
ПОРЯДОК
ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ МУНИЦИПАЛЬНЫХ СЛУЖАЩИХ,
ПРОХОДЯЩИХ СЛУЖБУ В АДМИНИСТРАЦИИ ТОМСКОГО РАЙОНА
1. Ведение, хранение и использование личных дел муниципальных служащих, проходящих службу в Администрации Томского района (далее - муниципальных служащих), осуществляются кадровым подразделением в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела" и настоящим Порядком.
2. Личные дела муниципальных служащих подлежат регистрации в книге учета личных дел по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку. Номер личного дела при регистрации определяется как порядковый номер. Книга учета личных дел должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписью сотрудника кадрового подразделения.
3. На обложке личного дела муниципального служащего указывается номер в соответствии с его регистрационным номером по книге учета личных дел. В случае получения личного дела муниципального служащего из другого муниципального органа или государственного органа его ведение продолжается кадровым подразделением с присвоением личному делу нового регистрационного номера в установленном порядке.
4. Личные дела муниципальных служащих хранятся отдельно от других дел в специально оборудованном шкафу, оборудованном запорным устройством. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения или несанкционированного использования.
5. Личные дела муниципальных служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
6. Личные дела лиц, уволенных с муниципальной службы, а также личные дела лиц умерших, признанных безвестно отсутствующими, объявленных умершими в установленном порядке в период прохождения ими муниципальной службы, хранятся кадровым подразделением в течение 10 лет со дня прекращения трудового договора, после чего передаются в архив.
7. Личные дела включаются в соответствующую номенклатуру дел, утвержденную в установленном порядке.
8. Ознакомление муниципального служащего с документами своего личного дела проводится в присутствии работника кадрового подразделения, уполномоченного в установленном действующим законодательством порядке на получение, обработку, хранение, передачу и использование персональных данных муниципальных служащих. Личное дело муниципального служащего на руки муниципальному служащему во временное пользование не выдается.
9. Лица, имеющие доступ к персональным данным, содержащимся в личных делах муниципальных служащих, определяются по решению Главы Томского района.
10. Лицам, указанным в пункте 9 настоящего Порядка, может осуществляться выдача личных дел муниципальных служащих для ознакомления. Кадровым подразделением делается запись в журнале выдачи личных дел (по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку) с указанием даты выдачи и возврата личного дела, а также подписи лица, запросившего личное дело. Срок ознакомления с документами личного дела муниципального служащего не должен превышать одного рабочего дня.
11. В личном деле муниципального служащего, выданном для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в записях и документах, вносить новые записи, извлекать содержащиеся в нем документы или приобщать к нему новые документы.
12. Лицо, получившее личное дело для ознакомления, несет персональную ответственность за сохранность содержащихся в нем документов, а также за незаконное разглашение конфиденциальной информации, ставшей ему известной по результатам ознакомления с личным делом муниципального служащего.
13. Работник кадрового подразделения в конце рабочего дня обязан проверить наличие в месте хранения всех личных дел муниципальных служащих, выданных для ознакомления, принять необходимые меры к их возврату, а также убедиться в сохранности документов, приобщенных к этим личным делам.
Приложение 1
к Порядку
хранения и использования личных дел муниципальных служащих,
проходящих службу в Администрации Томского района
КНИГА УЧЕТА ЛИЧНЫХ ДЕЛ
NN
пп
Номер личного дела
Фамилия, инициалы
Дата освобождения от замещаемой должности, увольнения
Примечание
Приложение 2
к Порядку
хранения и использования личных дел муниципальных служащих,
проходящих службу в Администрации Томского района
ЖУРНАЛ ВЫДАЧИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ
Дата выдачи личного дела
Номер личного дела
Фамилия, инициалы муниципального служащего
Фамилия, инициалы лица, принявшего дело
Отметка о приеме (дата, подпись)
Отметка о возвращении (дата, подпись)
------------------------------------------------------------------